HỌC TIẾNG ANH GIAO TIẾP: NGÀY 20 - TRAO ĐỔI CÔNG VIỆC QUA ĐIỆN THOẠI
Chào bạn! Rất tuyệt vời khi chúng ta tiến đến Ngày 20. Nếu như ở Ngày 19 chúng ta đã làm quen với việc gọi điện thoại cá nhân, thì hôm nay, ở môi trường công sở, mọi thứ đòi hỏi sự chỉn chu và kỹ năng xử lý tình huống phải chuyên nghiệp hơn nhiều. Giao tiếp qua điện thoại trong công việc chính là cầu nối giữa sự chuyên nghiệp của cá nhân bạn và hình ảnh của công ty. Hãy cùng Trung tâm Ngoại ngữ Dương Minh nâng cấp "bộ kỹ năng" của bạn để biến mọi cuộc gọi công việc trở nên hiệu quả và trôi chảy nhé!
Trong môi trường chuyên nghiệp, điện thoại không chỉ là công cụ truyền tin, mà còn là nơi kiểm chứng sự tinh tế trong kỹ năng giao tiếp tiếng Anh. Một giọng điệu tự tin, cách dùng từ trang trọng và sự khéo léo khi xử lý các cuộc gọi bất ngờ hoặc không thuận lợi sẽ giúp bạn xây dựng uy tín với đối tác và khách hàng. Trong quá trình học tiếng Anh giao tiếp, việc nắm vững các cụm từ chuẩn mực cho điện thoại công sở là bước đệm quan trọng để bạn tự tin hơn khi làm việc quốc tế. Hãy cùng khám phá 20 mẫu câu chuyên nghiệp nhất ngay sau đây!
20 Mẫu Câu Giao Tiếp Tiếng Anh & Từ Vựng Cần Nhớ
Chúng ta sẽ chia thành 3 phần: Bắt đầu cuộc gọi chuyên nghiệp, Xử lý tình huống khó và Kết thúc cuộc gọi.
1. Bắt đầu và Chuyển hướng cuộc gọi (Professional Openings & Routing)
Luôn bắt đầu bằng cách xác nhận danh tính công ty và cá nhân để thể hiện sự chuyên nghiệp.
"Thank you for calling Elite Growth. This is Thao speaking. How can I assist you today?"
Cảm ơn bạn đã gọi tới Elite Growth. Tôi là Thảo. Tôi có thể hỗ trợ gì cho bạn hôm nay?
"Could I speak to Mr. John from the Marketing department, please?"
Tôi có thể nói chuyện với ông John ở phòng Marketing được không?
"One moment, please. I’ll see if he is available to take your call."
Vui lòng chờ một chút ạ. Tôi sẽ kiểm tra xem ông ấy có tiện nghe điện thoại không.
"I’ll transfer you to the sales team now. Please hold on."
Tôi sẽ chuyển máy cho bạn đến bộ phận bán hàng. Vui lòng giữ máy ạ.
"Could I have your name and the purpose of your call so that I can direct you correctly?"
Cho hỏi tên bạn và mục đích cuộc gọi để tôi chuyển máy đến đúng bộ phận ạ?
2. Xử lý các tình huống khó (Handling Difficult Situations)
Đây là những tình huống "thử lửa" bản lĩnh của bạn.
"I’m sorry, but Mr. John is currently in a meeting. Would you like to leave a message?"
Xin lỗi, ông John hiện đang họp. Bạn có muốn để lại lời nhắn không?
"I’m afraid I cannot give you that information over the phone. Could you please send an email?"
Tôi e rằng mình không thể cung cấp thông tin đó qua điện thoại. Bạn vui lòng gửi email được không?
"The line is a bit noisy. Could you please speak up slightly?"
Đường dây hơi ồn. Bạn vui lòng nói to hơn một chút được không ạ?
"I’m sorry, there seems to be a connection issue. Let me call you back in a moment."
Xin lỗi, hình như có vấn đề về kết nối. Để tôi gọi lại cho bạn ngay nhé.
"Could you spell that for me, please? I want to make sure I have the name correct."
Bạn có thể đánh vần tên đó giúp tôi không? Tôi muốn đảm bảo mình ghi đúng tên.
"I apologize for the delay. Thank you for your patience."
Tôi xin lỗi vì sự chậm trễ này. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn chờ đợi.
"I’m sorry, but I’m not the right person to handle this request. Let me transfer you to my supervisor."
Xin lỗi, tôi không phải là người phụ trách yêu cầu này. Để tôi chuyển bạn cho quản lý của tôi.
3. Chốt vấn đề và Kết thúc chuyên nghiệp (Closing & Follow-up)
Luôn đảm bảo đối phương hài lòng trước khi kết thúc cuộc hội thoại.
"I have noted that down. Is there anything else I can help you with today?"
Tôi đã ghi chú lại rồi. Bạn có cần tôi giúp gì thêm không?
"Thank you for bringing this to our attention. I’ll follow up with you by tomorrow."
Cảm ơn bạn đã thông báo vấn đề này cho chúng tôi. Tôi sẽ phản hồi lại cho bạn trước ngày mai.
"Just to recap, I will send the invoice to you by email by EOD. Is that correct?"
Để chốt lại, tôi sẽ gửi hóa đơn vào email cho bạn trước cuối ngày hôm nay. Đúng như vậy chứ ạ?
"It’s been a pleasure speaking with you. Have a great day!"
Rất vui được nói chuyện với bạn. Chúc bạn một ngày tốt lành!
"Thanks for your understanding. Goodbye!"
Cảm ơn sự thông cảm của bạn. Tạm biệt!
"I’ll be sure to pass this message on to him immediately."
Tôi chắc chắn sẽ chuyển lời nhắn này đến anh ấy ngay lập tức.
"Please feel free to call back if you have any further questions."
Đừng ngần ngại gọi lại nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào.
"Have a wonderful afternoon. Goodbye!"
Chúc bạn một buổi chiều tuyệt vời. Tạm biệt!
10 Từ Vựng Trọng Tâm Cần Ghi Nhớ
assist (Động từ) /əˈsɪst/ Hỗ trợ, giúp đỡ
available (Tính từ) /əˈveɪləbl/ Có sẵn, tiện nghe máy
transfer (Động từ) /trænsˈfɝː/ Chuyển máy
patience (Danh từ) /ˈpeɪʃns/ Sự kiên nhẫn
supervisor (Danh từ) /ˈsuːpərvaɪzər/ Người giám sát, quản lý
inconvenience (Danh từ) /ˌɪnkənˈviːniəns/ Sự bất tiện
follow up (Cụm động từ) /ˈfɑːloʊ ʌp/ Theo dõi, phản hồi sau
record (Danh từ/Động từ) /ˈrekərd/ (n) hoặc /rɪˈkɔːrd/ (v) Ghi chú, bản ghi
purpose (Danh từ) /ˈpɜːrpəs/ Mục đích
clarify (Động từ) /ˈklærəfaɪ/ Làm rõ vấn đề
Giao tiếp qua điện thoại công sở không chỉ là kỹ năng ngôn ngữ mà còn là thái độ phục vụ. Một cuộc gọi chuyên nghiệp có thể cứu vãn tình thế hoặc tạo ra những cơ hội hợp tác lớn. Việc sử dụng các cụm từ trang trọng và biết cách giữ bình tĩnh khi xử lý tình huống sẽ giúp bạn ghi điểm tuyệt đối.
Nếu bạn muốn thực hành thêm trong môi trường mô phỏng để tự tin hơn, hãy đến với Trung tâm Ngoại ngữ Dương Minh. Các buổi thực hành tình huống (Role-play) trong khóa học tiếng Anh giao tiếp tại trung tâm sẽ giúp bạn xử lý mọi cuộc gọi khó một cách dễ dàng. Hãy tiếp tục nỗ lực nhé, bạn đang làm rất tốt!
