Trong khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm, việc viết email tiếng Anh chuyên nghiệp đóng một vai trò quan trọng. Email không chỉ là phương tiện giao tiếp hàng ngày mà còn là công cụ để xây dựng và duy trì mối quan hệ kinh doanh.
Để viết một email tiếng Anh chuyên nghiệp, có vài nguyên tắc cần tuân thủ. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng ngôn từ lịch sự và tử tế trong suốt email. Điều này bao gồm cách chào hỏi, diễn đạt ý kiến và kết thúc email. Thứ hai, lưu ý rằng email nên được cấu trúc rõ ràng. Sử dụng các đoạn văn ngắn và sắp xếp thông tin theo thứ tự logic để giúp người nhận dễ hiểu nội dung. Thứ ba, không quên kiểm tra lại email trước khi gửi để đảm bảo tính chính xác về ngữ pháp, chính tả và ý nghĩa của câu. Đây là yếu tố quan trọng giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng việc thực hành là yếu tố quan trọng để nâng cao kỹ năng viết email tiếng Anh. Hãy lựa chọn khóa học Anh văn giao tiếp tại trường Ngoại ngữ Dương Minh để trau dồi kiến thức và thực hành thường xuyên để trở thành người viết email chuyên nghiệp.
---
Muốn viết được 1 email tốt, trước tiên chúng ta phải nắm rõ cấu trúc của 1 email hoàn chỉnh, bao gồm:
Lưu ý: chúng ta không nên viết tắt trong email, kể cả I am cũng phải được viết đầy đủ.
Dưới đây là hướng dẫn chỉ tiết cách viết của mỗi phần:
1. SUBJECT
Luôn luôn có một dòng tóm tắt ngắn gọn và rõ ràng nội dung của email trong mục Subject của hộp thư gửi. Ví dụ:
® Báo cáo họp : Summary of Our Meeting with ABC Suppliers |
® Xin việc : Job Application: John Smith for Social Media Manager |
2. GREETING
- Thông thường nhất chúng ta sẽ dùng cấu trúc: "Dear + danh hiệu + họ " của người nhận (*Dear Mr. Park", "Dear.Ms.Jones", "Dear Dr. Grey", etc)
- Nếu không biết tên riêng thì bạn có thể dùng cách gọi chung như sau: "Dear Sir / Madam", “To whom it may concern.”
Đối với cách gọi từng bộ phận, phòng ban, ta có thẻ dùng như sau: "Dear Customer Service", "Dear Human Resources Manager", "Dear Marketing Director", etc.)
3. INTRODUCTION
Để mở đầu lá thư được viết cho một người mà bạn chưa có mối quan hệ hiện tại, chẳng hạn như khách hàng mới, người quản lý tuyển dụng hoặc quan chức chính phủ, hãy cho họ biết bạn là ai và tại sao bạn đang viết. Thực hiện điều này trong câu đầu tiên hoặc hai của email. Ví dụ:
“My name is Nguyen Van A. I'm contacting you to apply for the teacher position listed on duongminh.edu.com.”
4. MAIN POINT
Viết ngắn gọn nội dung, nếu không có gì quan trọng và cần giải thích cặn kẽ, nội dung chính của email nên được viết ngắn gọn trong 5 dòng.
5. KẾT THÚC 1 EMAIL
Thank you for your ... (interesU/assistance/cooperation...)
I am looking forward to + V-ing... (hearing from you/...)
Và luôn có một câu kết:
- Best Regards, / Regards
- Yours faithfully (nếu bạn chưa biết danh tính người nhận)
- Sincerely yours/ Sincerely (nếu bạn biết người nhận email là ai)
6. SIGNING OFF
Đây là phần thể hiện danh tính cá nhân của người gửi, nhà tuyển dụng và đối tác sẽ sử dụng phần liên hệ ngay tại đây để liên lạc với bạn. Vì thể hãy đảm bảo phần ký tên của bạn đầy đủ những thông tin sau
HỌ VÀ TÊN: (viết in hoa là tốt nhất) Vietnamese
Chức vụ:
Số điện thoại liên lạc: (nên viết tách thành từng cụm, ví dụ: 0903 333 345)
Địa chỉ công tác